译稿:“请不要给我发送微软Word文档!”

原文标题:Please don’t send me Microsoft Word documents
译注：原作者是 Tristan Miller，原文为英文，地址在这里：http://www.nothingisreal.com/dfki/no-word，在翻译的过程中有少许的改动，不做特别说明。
你很可能是因为尝试给我发送Word格式的文档而被引导到这个页面上来的。我会想你解释为什么我很可能无法打开你所发送的文档；为什么你需要重新考虑是否发送Word文档给他人；以及，在选择互联网文档交换方式上，我们还有哪些更好的选择。

目录

    * 为什么给我发送一个Word文档是一个坏主意
    * 发送Word文档的其他方式
          o 把Word文档转换为其他格式
    * 你可以帮助终结Word附件
    * 相关文档
    * 更多的话:文字处理软件的通病

为什么发送微软Word文档是一个坏主意

Word 文档并不总是能被其他的文字处理软件打开

    Word 文档的定义是一个未公开的商业机密,也就是说只有来自微软的软件才能够真正正确的打开它.使用其他的文字处理软件的人,不管是他们自己选择或者是必须选择,他们都有可能无法打开 Word 文档.假定每个你所发送的对象有 Word 软件,或者他们为了读你的文档会去买这个软件是不公平的.事实上,微软故意选择不在世界上很多的流行的操作系统(比如Linux)上发布他的Word软件,因此,很多人甚至无法选择购买这套软件.

某一个版本的 Word文档并不总是能被其他版本的Word程序打开

    就算你要发送Word文档的那个人拥有Word软件,他也可能仍旧无法打开你的Word文档.因为Word文件格式并不是标准的和固定的,微软可以,并且它也经常修改Word文件格式.因此,一个版本所保存的Word文档很可能无法被另外一个版本的Word程序打开.很多人相信,微软之所以这么做是为了迫使用户从旧的版本上升级去购买最新的Word程序,即使旧版本的Word能够满足他们的需要,他们也没有必要升级.

Word文档并不能保证在电脑显示和打印效果保持一致

    与 你所预期的Word WYSIWYG(所见即所得)界面相反,在一个电脑上所编辑的Word文档可能,事实上,在另外一个台电脑上表现出完全不同的排版和分页,即使用的是相同版本的Word!之所以这样是因为Word会在基于用户的打印机设置对于打开的文档进行重新格式化,而这是在后台默默完成的.这对于某些类型的文档可不是一个好消息,比如所某些表单需要精确的定位到一个面上.

相对于其他的文档格式来说Word文档是非常大的

    Word文档格式是臃肿的和没 有效率的;文档的大小通常比他们所含有的文本信息大好几个数量级.就算在今天硬盘充足的年代里,大量的Word文档也会很快的吃掉用户的硬盘空间.对于依旧使用拨号上网的数百万人来说,从邮箱里面下载一个Word文档可能意味着数分钟甚至数小时的等待.如果是下载总信息量相同的纯文本文档,则可能仅仅需要几秒钟的时间.

发送一个Word文档可能会侵犯你的隐私

    微软Word在默认的配置下总是自动跟踪和记录你对于一个文档所作出的修改.很多人都没有认识到的是这些改变可能在每次保存的是时候被自动嵌入到了文件之中.如果你把这样的文件发送给第三方,他们就有某种可能恢复这种记录,看到这个文档多次修改的历史——可能这无关紧要.这种让步或者冲突的信息,你可能会认为在你发送Word文档之前就已经被除去了,可能实际上仍旧是可以被接收者读取的.的确有很多次相互冲突的信息被公开发布的Word文档泄露而引起公众关注的例子.

Word文档是有安全风险的

    不像标准数据格式,Word文档可以包含编程代码,而这些代码有可能在你的文档被打开的时候自动执行.微软之所以引入这个特性,是为了让文字处理宏(脚本)可以随文档一起储存.然而,并没有过很久,心怀恶意的人们就开始尝试利用这个设计漏洞来撰写暗中随机删除文件的脚本或者其他破坏计算机的脚本.结果是,Word文档因为是数打电脑病毒的传播媒介而变得臭名昭著.当你通过Email附件收到一个Word文档的时候,你真的愿意冒着中电脑木马的危险来打开它?

前面所说的这些并不仅仅针对微软的Word,对于其他的商业文字处理程序也是一样的,比如说WordPerfect(WPS?——ppip).然而,把 Word文档作为附件在互联网用户之间不幸变得越来越流行,其中的很多人并没有注意到他们这么做所造成的问题.幸运的是,发送私有文件格式的问题并不是很难解决,也不需要你停止使用微软Word.
发送Word文档的其他方式

纯文本(.txt)

    除非你的文档真的需要特殊的字体或者格式,考虑直接打(或者是复制粘贴)到你所发的邮件里面.通过这个方式,他人就可以直接阅读你的邮件,而不是需要另外再打开一个程序.
HTML

    HTML 是一个基于文本的格式文档,主要用于撰写网页和其他的电子文档.它可以直接被编辑的能力和他作为公开标准文档的地位使得它很适合作为文档交换.HTML并不是被设计成在每个系统上都显示得一致,所以,如果页面的排版对于文档来说很重要,就需要考虑使用Postscript,PDF或者RTF文档来代替.

Postscript 或者 PDF (Adobe Acrobat)

    如果你要发送一个包含了大量的格式、为了打印效果而创建的文档,并且你并不期望接收者需要或者想要改变文档本身,你可以考虑是哟你Postscript或者 PDF文件.这两种文档格式是被充分公开的,在每一个计算机平台上都可以找到打开他们的程序.不像Word文档,Postscripts和PDF文件在任何一个系统上都会得到完全一致的显示效果(对于中日韩语言文档,需要注意安装语言包——ppip).对于这个文件格式的一个重要警告就是,他们是“只读” 的;对于接收者来说,并没有很方便的编辑文档的方式.

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